Gmailをノートブック別に自動で保存しよう

Facebookで「ノートブック別に自動振り分けするやり方書いてよ」っていうリクエストがありました上、実際たしかにわかりにくいのでまとめてみます。今回は性質上、Evernoteの記事というよりもtarpipeというサービスの解説になってますがご了承ください。

 

1.メールを自動保存するメリットとデメリットを知ろう

Gmailをエバーノートで管理するメリット

・iPhoneやiPadだと1000件までしかメールを保存できない

・検索が件名や送信者などはできるが、本文を検索するのはコツがいる(Evernoteなら本文中も検索できる)

・エバーノートならマージして関連するメールはどんどんつなげていける(自分の判断でスレッド化ができる)

 

Gmailをエバーノートで管理するデメリット

・気づけばデフォルトノートブックに300件とかメールが自動保存されてて整理が大変

 

で、デフォルトノートブックに大量のノートが生成されるのが邪魔くさいのなら、

専用のノートブック作って、自動でそこにぶっこむようにすればいいじゃない?っていうのが今回のお話です。

 

GmailをEvernoteに自動転送する方法はコチラ

 

2.まず専用のノートブック作ろうぜ

英語圏の外部サービスを利用しますので、アルファベットのノートブックを作っておきましょう。

 

今回は例として「楽天の購入履歴を”rakuten”ノートブックに自動でぶっこむ」ように解説していきます。

ということで、新規ノートブック作成→rakuten ノートブックを作成します。

 

3.外部サービスtarpipeをつかおう

英語ですがまぁ無料なので使っていきましょう。

http://tarpipe.com/

tarpipeトップ

iftttというサービスも簡単にEvernoteにノートブックやタグを分けて転送できるようですが、Beta版ということで今回は使用しません。有名になったら多分有料になるんじゃまいか。どうなんだろう。様子見です。

まずは一番右の無料プランをクリック。使い心地がよかったら有料に切り替えてもいいかもですね。

tarpipeプラン

 

でGmail前提なので、Googleアカウントでログインします。

Sign up with your google account をクリック

tarpipeアカウント作成画面

 

Googleアカウントでログイン

認証をクリック

Googleアカウントで認証

名前とメールアドレスを入力してfinishをクリックすればtarpipeのアカウント作成完了

アカウント登録!

新規workflowを作ろう

4.tarpipeで設定していこう

こっからが本題。

workflowをクリック

右端にあるリンクcreate a new workflowをクリック

新規Workflowを作ろう

するとこんな画面に。いかにもややこしそうですが、逐一ご説明しますので大丈夫です。

いよいよworkflow作成

必要なのは

下記の5つのパーツ。カッコ内は役割です。

Mailer ・・・ 1ヶ(出口)

MailDecorder ・・・1ヶ(入り口)

TextInput ・・・2ヶ(任意のテキストを入力)

TextFormatter ・・・1ヶ(テキストを合体させて吐き出す)

の5つです。

それぞれこんな風に配置してください。

とりあえずこんな配置で

次に下記画像のようにつなげていきます。

こんな風につないでいきます

やってる仕組みを説明すると

今回のworkflowの仕組み

 

という感じです。

 

最後に、このworkflowのタイトルと説明文を入れて、save workflowをクリック

(分かりやすいように日本語で入力してますが、英語のがいいかもしれません)

ワークフローのタイトルをつけます

自動でランダムなメールアドレスが生成されます。これで自動振り分けプログラム完成!

保存したらメールアドレスが発行されます

5.最後にGmailで設定して自動振り分けしよう

しつこいようですが、フィルタ機能については下記の過去記事を参照ください。

GmailをEvernoteに自動転送する方法

 

 

まずは転送先アドレスとしてさきほどのtarpipeで作成されたメールアドレスを追加しましょう。

確認コードがEvernoteに届いてればOK。

転送の確認コードがEvernoteに届くはず

そんで実際のフィルタ設定画面はこんな感じに。

フィルタ設定

転送先メールアドレスを先ほどのtarpipeで作成されたランダムなメールアドレスに設定。

フィルタ詳細設定

 

6.最後にテストメール送ってみよう

テストで自分宛に件名「楽天」本文「購入履歴」でメールしてみました。

ノートブック別に割り振られる

自動でrakutenノートブックに振り分けられましたね。

これで完了です!お疲れ様でした!

 

慣れればもっと複雑なworkflowを作って、自分独自のWEBサービスを作れるかもしれませんね。

なんかEvernoteというよりtarpipe入門的な記事だな。

 

*たまにメールが迷子になるようです。原因は不明です。自己責任でお願いします。

 

7.ずっと無料プランで使うなら

workflowが一つしか作れないので、こういう使い道になると思います。

  1. とにかく全部Evernoteの「mail」ノートブックにぶっこむ
  2. 大事なメールだけフィルタかけてtarpipeに転送して「important mail」ノートブックにぶっこむ
  3. Evernoteに転送するメールの種類を一つに絞る

 

私個人としては、1のとにかく全部Evernoteの「mail」ノートブックにぶっこむのがお勧め。

私の場合はiPadだと1000件までしかメールが保存できないのがネックなので。

 

長々と読んでいただき、ありがとうございました。

 

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コメント

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Gmailをノートブック別に自動で保存しよう http://t.co/UTQiG1zU

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Evernoteメールアドレスは使用しないでください。理由「外出先からメールでEvernoteにメモしよう

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